DISCRIPTIF
DU POSTE
L'Assistant
administratif sera chargé de fournir un appui administratif et d'effectuer de
nombreuses fonctions, y compris, mais sans s’y limiter, la coordination des activités
de programme et d'ateliers de formations, relation avec les fournisseurs, et
l’appui de l’équipe locale dans différentes fonctions administratives, incluant
classement, gestion du calendrier, rédaction de correspondances, réception,
secrétariat et réponse aux questions et demandes.
Le
candidat idéal sera une personne avec une capacité prouvée à gérer plusieurs
projets, respecter les délais et
priorités, et capable de travailler sous pression, au sein d’un
environnement professionnel qui évolue rapidement. Il s’agitd’un poste à plein
temps, basé au Maroc sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice
Nationale.
RESPONSABILITES
·
Fournir un soutien
administratif au personnel. Il s'agira notamment de la préparation de toute la
logistique, les ordres du jour, documents d'information, et de suivi relatives
aux réunions.
·
Fournir un
soutien administratif pour toutes les questions liées à l'administration et les
opérations du bureau au Maroc.
·
Fournir un
appui à la planification et la logistique des ateliers techniques, les réunions
hors site et événements organisés par les parties intéressées, l'interfaçage
avec les fournisseurs, des consultants,
et d'autres au besoin.
·
Préparer les
réunions principales de la Directrice Nationale
·
Coordonner
les réunions internes et organiser les
salles de conférence.
·
Gérer tous les
aspects de la planification et la gestion des déplacements pour le personnel,
les visiteurs et les consultants (régionaux, internationaux et compliqués). Cela comprend la facilitation des documents
de voyages, des visas,des réservations, le transport et l'hébergement à
l'hôtel.
·
Appui au
processus d’appels d’offres, incluant communication avec les fournisseurs
potentiels, obtention des devis, préparation et formalités administratives,
notamment des factures et formulaires d'achats.
·
Superviser le stock
de fournitures de bureau et assurer le stock optimal opérationnel.
·
Maintenir à
jour répertoire du personnel, bases de données de contacts et calendriers du bureau.
·
Effectuer
toutes autres tâches administratives nécessaires.
LES
RAPPORTS HIERARCHIQUES
Cette
position sera directement rattachée à la Directrice Nationale Maroc.
QUALIFICATIONREQUISES
·
Licence dans
domaine pertinent, administration, secrétariat, comptabilité ou tout autre
filière pertinente avec les requis du poste.
·
3 à 5 ans
d'expérience pratique en tant qu'assistant, secrétaire ou autre rôle de soutien
avec une ONG locale ou internationale au Maroc.
·
Expérience
dans la logistique des voyages et de transport.
·
Connaissance
et/ou expérience de travail dans un cadre de coopération internationale,
économie et développement social, et connaissance des programmes de soutien à l'emploi
des jeunes et/ou les services sociaux (p. ex. l'éducation, la santé) est
requis.
·
Expérience de
travail dans des programmes financés par
l’USAID préférable.
·
Bonne
connaissances en anglais, en français et en arabe orales et écrites.
·
Capacité de
traduire documents courants.
·
Forte
communication interpersonnelle, communication et compétences analytiques.
·
Fortes
compétences en informatique dans MS Word, Excel et PowerPoint.
·
Capacité
d'analyse afin d'identifier et établir des priorités, et faire preuve de
minutie et attention au détail et d'une manière professionnelle.
·
Excellentes compétences
en communication, en traitant avec une grande variété de personnes de nombreux
pays, de cultures et de langues différentes.
·
Démontrer un
esprit d’équipe, une aptitude très efficace et très dynamique en gestion du
temps,des taches et de ses responsabilités. Travailleur acharné, et flexible en style et un avec la plus haute
intégrité personnelle.
·
Engagement à
l'égard du développement international et axée sur les valeurs et l’environnement
de travail.
EMPLACEMENT:Rabat,
Maroc
Pour
Postuler
Veuillez
soumettre les documents suivants en anglais via e-mail à jobs@iyfnet.org
Objet
du Mail "Morocco Administrative Assistant"
·
Lettre de
motivation
·
CV
Dernier
délais de réception des candidatures est le 16 Juin 2014 à 17h.
Les
candidatures seront étudiées à la réception
Les
personnes éligibles pour cette position sont les personnes ayant un statut
légal de travailler et résider au Maroc, cette position est locale. Les
marocains de nationalité sont encouragés à soumettre leurs candidatures.